Fortalecimiento de Registros Administrativos
El SEN brinda una serie de herramientas enfocadas a mejorar la calidad y aprovechar estadísticamente los registros administrativos que posee cada entidad.
Estas herramientas se enfocan en tres (3) líneas específicas:
- Diagnostico
- Diseño
- Anonimización
De acuerdo con su propósito, las entidades pueden elegir que líneas desean implementar en el fortalecimiento de sus registros administrativos, para esto pueden acceder a herramientas de manera gratuita y autónoma.
Conozca los detalles de estas herramientas:
BENEFICIOS
Las entidades interesadas en aplicar estas herramientas tienen la posibilidad de alcanzar uno o varios de los siguientes propósitos:
- Mejorar la calidad de la información contenida en los registros administrativos e identificar su potencial estadístico.
- Contar con documentación que facilite el uso y comprensión de los registros administrativos.
- Reforzar la estructura y desarrollo de las bases de datos de los registros administrativos
- Optimizar el control y consistencia en las bases de datos
- Aplicar elementos técnicos en la creación de nuevos registros administrativos diseñados para su aprovechamiento estadístico.
- Disponer microdatos anonimizados de los registros administrativos para incrementar su aprovechamiento estadístico.
¿QUIÉN PUEDE HACER USO DE ESTAS HERRAMIENTAS?
Todas las entidades del SEN que diseñan, construyen, usan o administran registros administrativos pueden utilizar las herramientas de fortalecimiento.
¿CUÁL ES EL PROCESO?
De acuerdo a los propósitos que se quieran alcanzar, las entidades deben seleccionar una o varias de las tres (3) herramientas que tienen a su disposición. Luego de esto, pueden proceder a implementar los instrumentos que hacen parte de cada una:
Metodología para el Diagnóstico de registros administrativos
Si desea fortalecer los registros administrativos con la perspectiva de aprovecharlos estadísticamente, la aplicación de esta herramienta le permite identificar las fortalezas y oportunidades de mejora del registro.
Instrumentos
Metodología de Diagnóstico de los Registros Administrativos para su aprovechamiento estadístico La metodología de diagnóstico de los registros administrativos para su aprovechamiento estadístico presenta el marco normativo y conceptual de los registros administrativos, las características técnicas esperadas y el objetivo, alcance, fases y actividades del proceso de diagnóstico. |
Formulario de características técnicas Este formulario permite conocer el funcionamiento del registro administrativo y la gestión de los datos con el fin de identificar las principales fortalezas y las oportunidades de mejora respecto las características técnicas. |
Ficha de revisión de calidad de la base de datos Esta ficha permite identificar y medir el nivel de inconsistencia existente en cada variable de la base de datos del registro administrativo. |
Plan de trabajo diagnóstico de registros Esta guía da a conocer las bases para la programación de las actividades del proceso de diagnóstico de un registro administrativo. |
Formato para el listado de evidencias del registro Este formato permite seleccionar evidencias (los documentos y fuentes de información) utilizadas en el proceso de diagnóstico de un registro administrativo. |
Ficha resumen del diagnóstico del registro administrativo Esta Ficha resumen permite describir las características generales del registro administrativo y de la entidad que lo produce. Asimismo, permite relacionar las principales características técnicas obtenidas del diagnóstico del registro administrativo. |
Modelo de diccionario de datos Este documento facilita la elaboración o ajuste del diccionario de datos de un registro administrativo e indica la información que este debe contener sobre cada una de las variables, así como descripción, orden, categoría, tamaño, nombre, etiqueta, entre otras. |
Diseño de nuevos registros administrativos
Si requiere diseñar nuevos registros administrativos por orden legal, los instrumentos de esta línea de acción le permiten adoptar lineamientos técnicos relacionados con la base de datos y la documentación de un registro administrativo, para que, desde su creación, estén diseñados para su aprovechamiento estadístico.
Instrumentos
Guía de metadatos de registros administrativos Es una guía base para la elaboración del documento de metadato de un registro administrativo alineado con la Norma Técnica de Calidad del Proceso Estadístico (NTCPE 1000). |
Modelo de diccionario de datos Este documento facilita la elaboración o ajuste del diccionario de datos de un registro administrativo e indica la información que este debe contener sobre cada una de las variables, así como descripción, orden, categoría, tamaño, nombre, etiqueta, entre otras. |
Anonimización de registros administrativos
Si su entidad es responsable de registros administrativos que cumplen con las características técnicas para su aprovechamiento estadístico y espera ponerlos a disposición de las demás entidades del SEN, los instrumentos de esta herramienta le permiten conocer y aplicar el proceso de anonimización de bases de datos.
Instrumentos
Guía para la anonimización de bases de datos en el Sistema Estadístico Nacional Esta guía le presenta el marco conceptual, las buenas prácticas, las herramientas e instrumentos y las etapas del proceso de anonimización de un registro administrativo para la producción de estadísticas y otros usos. |
Caso práctico guía para la anonimización de bases de datos en el Sistema Estadístico Nacional Esta guía le da a conocer el proceso de anonimización a través de un caso práctico aplicado a cada etapa del proceso estadístico. |
¿CÓMO PARTICIPAR?
Las entidades interesadas en ejecutar estas herramientas y fortalecer sus registros administrativos pueden hacerlo de manera autónoma o solicitando la asistencia técnica del DANE.
Para este último caso el proceso que se requiere es: contactar mediante oficio a la Dirección de Regulación, Planeación, Estandarización y Normalización (DIRPEN) del DANE, en el cual la entidad manifieste su interés en recibir la asistencia técnica que brinda el DANE en relación al fortalecimiento de los registros administrativos.