Se estableció mediante el Artículo 5. Definiciones de la Ley 2335 de 2023 el siguiente concepto de registros administrativos:

 “es el conjunto de datos que contiene la información recogida y conservada por entidades y organizaciones en el cumplimiento de sus funciones o competencias misionales u objetos sociales. De igual forma, se consideran registros administrativos las bases de datos con identificadores únicos asociados a números de identificación personal, números de identificación tributaria u otros, los datos geográficos que permitan identificar o ubicar espacialmente los datos, así como los listados de unidades y transacciones administrados por los integrantes del SEN”. 

De acuerdo con esta definición, los registros administrativos son todas las bases de datos y los documentos que las explican que contienen información individual de personas naturales, personas jurídicas, inmuebles o bienes o también de las transacciones, operaciones o acciones que estos realizan y que deben ser registradas y almacenadas por una entidad para poder llevar a cabo su misión, funciones o mandatos que les han sido asignados. 

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